Zgodnie z przepisami specustawy – jeśli zatrudniasz obywatela Ukrainy masz obowiązek powiadomić o tym fakcie powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu, w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy przez cudzoziemca.
Powiadomienie wysyła się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – praca.gov.pl. Jest to jedyna możliwa forma. Warto dołożyć staranności przy wypełnianiu wniosku na praca.gov.pl („Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy"), ponieważ nie ma możliwości zrobienia korekty wysłanego powiadomienia. Złożenie powiadomienia nie podlega opłacie.
Dla zapewnienia legalności zatrudnienia obywatela Ukrainy konieczne jest spełnienie jeszcze dwóch wymogów:
    - Praca musi być wykonywana w wymiarze pracy nie niższym niż wskazany w powiadomieniu oraz za wynagrodzeniem nie niższym niż ustalone według stawki określonej w powiadomieniu.
    - Informacje te, tj. wynagrodzenie określone według stawki miesięcznej lub godzinowej oraz wymiar czasu pracy lub liczby godzin pracy w tygodniu lub w miesiącu powinny być uwzględnione w ww. powiadomieniu.
Szczegółowych informacji dot. powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy udzieli Pośrednik pracy Małgorzata Czerwińska pod numerem telefonu 52 303 10 64 wew. 66.